Observatorio de resultados e indicadores de la Universidad de Málaga

INTELIGENCIA INSTITUCIONAL (SISTEMA DE INFORMACIÓN) EN LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA. OBSERVATORIO DE RESULTADOS.








Uno de los pilares básicos para mantener cualquier Sistema de Gestión de la Calidad es disponer de un Sistema de Información, donde se integre toda la información necesaria para analizarla y poder tomar decisiones. 


La Universidad tiene unas necesidades crecientes de información que son debidas a múltiples circunstancias: 


  1. Seguimiento de la ejecución del Plan Estratégico. 

  2. Remisión de información a los órganos de control externo: Cámara de Cuentas de la Comunidad Autónoma y al Tribunal de Cuentas estatal. 

  3. Cumplimiento de los objetivos establecidos en el Contrato Programa de la Universidad con la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de la Junta de Andalucía. 

  4. Auditoría por la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de la Junta de Andalucía de los datos aportados por la Universidad en cumplimiento del Contrato Programa. 

  5. Seguimiento de los Contratos Programa de Centros y Departamentos con la Universidad. Gestión por procesos (exigida en el Contrato Programa). 

  6. Cartas de Servicios. 

  7. Sistema de quejas y sugerencias. 

  8. Medición del grado de satisfacción de los grupos de interés. 

  9. Elaboración de la Memoria de Responsabilidad Social de la Universidad. 

  10. Verificación de los títulos oficiales (Programa VERIFICA). 170 

  11. Sistemas de Garantía de Calidad de los Centros (cubren las exigencias de los títulos impartidos por cada Centro. Programa AUDIT). 

  12. Evaluación de la actividad docente del profesorado (Programa DOCENTIA-UMA). 

  13. Seguimiento de los títulos oficiales. 

  14. Oferta pública de información a la sociedad, exigida por la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación. 

  15. Acreditación de títulos oficiales. 

  16. Información solicitada por la Dirección General de Universidades de la Junta de Andalucía. 

  17.  Información solicitada por el Ministerio de Educación (SIIU) 

  18. Información solicitada por el Instituto Nacional de Estadística. 

  19. Información solicitada por la CRUE.

  20. Petición de datos por los diferentes ranking universitarios.

  21. Información solicitada por los diferentes medios de comunicación.

  22. Toma de decisiones por parte del Equipo de Gobierno de la Universidad.

  23. Etc. 


La información existe, pero surgen numerosos problemas que dificultan su obtención, así por ejemplo: 


  • Los datos están dispersos en los diferentes sistemas operacionales y bases de datos. 

  • Existen datos que no están actualizados ni depurados. 

  • El criterio utilizado para el cálculo del dato existente en el sistema no coincide con el criterio de cálculo del dato demandado. 

  • Se emplea más tiempo en la extracción del dato que en su análisis. 

  • Demora en la obtención del dato cuando lo suministra la unidad que lo genera. 

  • Falta de procedimientos de actuación para el aseguramiento de la obtención y calidad del dato. 

  • Etc. 


La gestión integrada de la información requiere la organización de múltiples datos significativos que se puedan aportar al Rector y a su Equipo de Gobierno para elaborar la información necesaria que les permita una más rápida y eficaz adopción de decisiones, así como al resto de grupos de interés interno y externo que necesiten consultar la información.


Un sistema de gestión integrada de la información proporciona a la institución, entre otros los siguientes beneficios: 


  • Definición de datos únicos, validados y consensuados para satisfacer la demanda de información. 

  • Integración de la información generada por los diferentes Servicios y Unidades de la Universidad. 

  • Unificación de la información suministrada por la Universidad, con un único acceso al sistema. 

  • Reducción de los plazos para la obtención de la información. 

  • Eliminar duplicidades en las estructuras que emiten esta información.

  • Etc.


Durante los últimos años, la Universidad de Málaga ha trabajado para definir un Sistema de Información para la Dirección, que permita acceder a la información de forma sencilla, evolutiva y gráfica, a todas aquellas personas tanto internas como externas que tengan un interés en analizar la información para la toma de decisiones.


Durante los últimos años, se ha experimentado con diversas herramientas, pero no han cumplido las expectativas deseadas:


  • OBIIE, es el interface de nuestro DataWareHouse DWH, una herramienta muy potente para integrar y analizar la información, pero a la vez muy complicada de usar por parte de usuarios no experimentados (90% de los usuarios de información)

  • INFORMES EXCEL, WORD PERSONALIZADOS, mucha información de difícil reporte y poca actualización.


Una de los objetivos principales del Servicio de Calidad es desarrollar la capacidad para dar a cada miembro de la comunidad universitaria acceso autónomo a toda aquella información analítica de valor para el óptimo desempeño de sus funciones, a través de canales especializados y permanentes, obteniendo una utilización eficaz de los mismos.


Esta capacidad es lo que se denomina la Inteligencia Institucional, que no es otra cosa que, darle la importancia que tiene para cualquier organización disponer de un sistema de información fiable y que además seamos capaces de sacarle el máximo partido para el conjunto de la organización. 


Para iniciar este proceso para conseguir dar soporte a la Inteligencia Institucional, se respondió a las siguientes preguntas:


  • ¿Gozan los datos que atesoramos en nuestra institución de la consideración de recurso estratégico, es decir "de importancia decisiva para el desarrollo” de la propia institución? En la actualidad no aprovechamos de manera eficiente la información y datos almacenados, ya que no se realizan o estudios de tendencias, de prospección, etc.

  • ¿O siguen, por el contrario, siendo considerados sólo como un "subproducto” de la automatización de procesos mediante sistemas informáticos?  ​Efectivamente, se está más preocupado de su almacenamiento y seguridad, factores clave por supuesto, pero no hemos sido capaces de sistematizar la utilización de la información disponible.


Con estas premisas, diseñó una estrategia concreta para incorporar esta nueva función denominada Inteligencia Institucional y la creación de un Portal de Transparencia reutilizando los conjuntos de datos que ya tenemos en el Data warehouse y de todos aquellas bases de datos aisladas y dispersas que aún se mantienen en la universidad. 


Después de varios análisis y testeo de distintas herramientas, se han utilizado de diversas herramientas para facilitar esta integración:


  • Hojas de cálculo y documentos compartidos, para recopilar la información dispersa en distintos servicios y que cada servicio/unidad se responsabilice de mantener actualizada sus resultados públicos. Se diseñaron más de 65 plantillas para recopilar los conjuntos de información necesario para mantener actualizado nuestro portal de Transparencia y la Memoria de Responsabilidad Social. Al ser documentos compartidos en la web, cada servicio/unidad publica anualmente sus resultados, que automáticamente nutre el Portal de Transparencia y la Memoria de Responsabilidad Social.

  • Power BI de Microsoft, es una solución de análisis que permite visualizar los datos y compartir información con toda la organización, o insertarla en su aplicación o sitio web. Permite conectarse a cientos de orígenes de datos, dando vida a los datos con los paneles e informes dinámicos.


La unión de estas dos herramientas, así como la explotación de nuestro DWH institucional con las grandes bases de datos (académico, RR.HH. y económico) nos permiten, poder disponer, de forma relativamente sencilla de un potente Sistema de Información que permite cumplir con la definición de Inteligencia Institucional, ya que conseguimos lo siguiente:


  • Integración de más de 60 conjuntos de datos diferentes (resultados académicos al máximo nivel de asignatura, ordenación académica, recursos humanos, encuestas de satisfacción, acceso a la universidad, prácticas e inserción laboral, resultados de investigación, etc.) en una misma aplicación. Esto ha supuesto un trabajo ingente de codificación previa de toda esta información, para que el análisis se pueda realizar de forma sencilla para nuestros usuarios.

  • Con la integración de esta información, se han elaborado 63 informes diferentes, con distinto grado de profundidad en el análisis, permitiendo analizar en muchos casos, a la Universidad en su conjunto, a un Centro, a tipos de títulos diferentes (grado, máster y doctorado), a un título y las asignaturas que conforman dicho título.

  • Estos informes permiten evaluar las distintas dimensiones para la Acreditación de Títulos en todas sus fases (seguimiento, renovación de la acreditación, planes de mejora, etc.). En breve cada responsable tendrá una cuenta de usuario de esta aplicación, que le permitirá acceder a la misma información, pero podrá generar informes personalizados con estos datos y/o descargar los datos.

  • Integración de resultados de otras universidades a nivel de ámbito, para realizar comparaciones necesarias en el proceso de seguimiento de los resultados de nuestras titulaciones, etc.

  • Posibilidad de diseño e implementación por personal propio de la unidad de calidad. Fácil manejo. Ésto nos ofrece una inmediatez a la hora de incorporar nuevos conjuntos de datos y el diseño de nuevos informes gráficos, dinámicos y evolutivos.

  • Posibilidad de publicar la información directamente en la web y una actualización masiva y directa.

  • Fácil acceso por parte de los usuarios.


Además toda esta información es pública ya que se encuentra accesible en nuestro portal de transparencia de la Universidad de Málaga.


ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN



Last modified: viernes, 15 mayo 2020, 07:59